Datenschutzerklärung

2.1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Telefon: +49 157 38208384

E-Mail: info@itouchacademy.com

2.2 Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Durchführung von Trainings, Camps, Buchungen, Mitgliedschaften, Zahlungen, Bestellungen und die Verwaltung der Academy erforderlich ist oder eine wirksame Einwilligung vorliegt.

Bei Daten von Kindern und Jugendlichen gelten besonders strenge Zugriffs- und Sichtbarkeitsregeln. Daten werden nur den Personen angezeigt, die sie für einen festgelegten Zweck benötigen. Guardians handeln unter ihrem eigenen Benutzerkonto und erhalten nur Zugriff auf zugeordnete Kinder mit einer aktiven Guardian-Verknüpfung.

2.3 Bereitstellung der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, HTTP-Status, Referrer sowie Browser- und Geräteinformationen.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, der Fehlerdiagnose und dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform.

Für Hosting und Auslieferung der Website nutzen wir Vercel Inc. Die Anwendungsdatenbank wird bei Neon betrieben. Mit den Dienstleistern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils anwendbaren Angemessenheitsbeschlüsse oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Vercel (https://vercel.com/legal/privacy-notice) und Neon (https://neon.com/privacy-policy).

2.4 Benutzerkonten und Authentifizierung

Für Benutzerkonten verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rollen, Sitzungsdaten, Einladungs- und Reset-Informationen sowie sicherheitsbezogene Protokolle.

Die Verarbeitung ist für die Einrichtung und Nutzung des Kontos sowie die Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsprotokolle können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Einladungs- und Passwort-Reset-Links sind zeitlich begrenzt und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

2.5 Guardians, Mitglieder und Minderjährige

Zur Organisation der Teilnahme verarbeiten wir Daten von Mitgliedern und gegebenenfalls deren Erziehungsberechtigten. Dazu können Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Status, Guardian-Verknüpfungen, Buchungen, Anwesenheiten, Mitgliedschaften und Einwilligungsnachweise gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung und Organisation der Academy auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, kann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO einschlägig sein. Optionale Veröffentlichungen und gesonderte Funktionen beruhen nur auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Verträge und Erklärungen für Minderjährige werden durch die vertretungsberechtigten Erziehungsberechtigten abgegeben. Die Academy kann einen geeigneten Nachweis der Vertretungsberechtigung verlangen, wenn daran berechtigte Zweifel bestehen.

2.6 Trainings, Camps, Buchungen und Check-ins

Für Trainings und Camps verarbeiten wir Buchungsstatus, Wartelistenstatus, Termin, Standort, Credit-Belastungen, Stornierungen und Check-ins. Diese Verarbeitung dient der Vertragserfüllung, Kapazitätssteuerung, Teilnahmeorganisation und sicheren Durchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Trainer erhalten nur die für ihre zugeordneten Termine notwendigen Teilnehmerinformationen. Standortbezogene Rollen erhalten nur Zugriff, soweit ein eindeutiger Standortbezug besteht.

2.7 Mitgliedschaften und Credits

Wir verarbeiten Mitgliedschaftstarif, Laufzeit, Kündigungsstatus, monatliche Credit-Ansprüche, Credit-Saldo und Ledger-Einträge. Ledger-Einträge werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht nachträglich verändert, sondern durch Gegenbuchungen korrigiert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten als Buchungs- oder Zahlungsbelege aufzubewahren sind, beruht die weitere Speicherung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

2.8 Zahlungen und Erstattungen

Die Zahlungsfunktion ist derzeit öffentlich deaktiviert. Bei einer späteren Aktivierung sollen Zahlungen über Stripe abgewickelt werden. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Bestell- oder Buchungsdaten, Betrag, Währung, technische Zahlungskennungen und Zahlungsstatus an Stripe übermittelt werden. Vollständige Karteninformationen werden nicht auf unseren Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzlich aufzubewahrende Zahlungs- und Buchungsunterlagen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gespeichert.

Vor Aktivierung der Zahlungsfunktion wird diese Datenschutzerklärung an den dann tatsächlich eingesetzten Zahlungsablauf angepasst.

2.9 Shop und Bestellungen

Bei Shop-Bestellungen verarbeiten wir Kontaktdaten, Lieferadresse, bestellte Produkte, Mengen, Preis-Snapshots, Zahlungs- und Erstattungsstatus sowie den Erfüllungsstatus. Die Daten sind für Vertragsschluss, Lieferung, Abholung, Rückgabe und Kundenservice erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.10 E-Mails

Für Anfragen und andere erforderliche Mitteilungen verwenden wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc. Verarbeitet werden insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Versandstatus, Zeitpunkt und Provider-Kennung. Weitere Informationen finden Sie unter https://resend.com/legal/privacy-policy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für betriebliche und sicherheitsbezogene Benachrichtigungen.

Werbe-E-Mails werden nur mit gesonderter Rechtsgrundlage versendet. Transaktions-E-Mails sind keine Newsletter-Einwilligung.

2.11 Kontaktformular

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir die eingegebenen Kontaktdaten und die Nachricht. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.11a Probetraining- und Campanfragen über die Website

Über das Anfrageformular für Probetrainings und Camps verarbeiten wir den Namen der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten, den Namen und das Alter des Kindes, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, die Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort), das gewählte Training oder Camp, den Standort, einen gegebenenfalls gewählten Termin und den Zeitpunkt der Anfrage. Es gibt kein Freitextfeld; Gesundheitsdaten und das Geburtsdatum werden nicht abgefragt.

Die Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und zur persönlichen Abstimmung eines Termins verwendet. Die Anfrage ist unverbindlich und keine Buchung; durch sie wird weder ein Benutzerkonto angelegt noch eine Zahlung ausgelöst.

Die Anfrage wird als E-Mail an das Betreiberpostfach der Academy übermittelt. Für den Versand nutzen wir Resend. Das Hosting erfolgt wie in Abschnitt 2.3 beschrieben. Die Angaben zu Eltern und Kind werden von uns nicht in der Anwendungsdatenbank gespeichert; protokolliert werden nur technische Versanddaten (Postfach des Empfängers, konstanter Betreff ohne Personenbezug, Zeitpunkt und Status).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Beantwortung der Anfrage. Anfragen werden grundsätzlich sechs Monate nach ihrer abschließenden Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Ansprüche oder ein anschließendes Vertragsverhältnis eine längere Speicherung erfordern.

2.12 Scouting und digitale Spielerakte

Scouting-Berichte, sportliche Bewertungen und Entwicklungsdaten werden nur für die dafür berechtigten Rollen verarbeitet. Freigaben an Member oder Guardians erfolgen entsprechend der in der Plattform dokumentierten Sichtbarkeitsentscheidung. Autorennamen interner Berichte werden nicht automatisch gegenüber Guardians oder Membern veröffentlicht.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit diese Verarbeitung Bestandteil der vereinbarten Academy-Leistung ist. Für darüber hinausgehende optionale Profile oder Veröffentlichungen ist eine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erforderlich.

Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO dürfen nicht beiläufig in Freitextfeldern erfasst werden. Falls ihre Verarbeitung künftig erforderlich wird, muss zuvor eine gesonderte Rechtsgrundlage, Zugriffsbeschränkung und Löschregel festgelegt werden.

2.13 Spielerprofil, XP, Achievements und Leaderboard

Für Spielerprofile und Gamification verarbeiten wir sportbezogene Profildaten, XP-Ereignisse, Level, Achievements und Rewards. Diese Daten sind standardmäßig nicht öffentlich.

Die Teilnahme an einem öffentlich oder gegenüber anderen Nutzern sichtbaren Leaderboard ist freiwillig und setzt eine gesonderte aktivierte Freigabe voraus. Die Freigabe kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach dem Widerruf wird das Profil aus künftigen Leaderboard-Anzeigen entfernt.

2.14 Fotos und Videos

Fotos und Videos werden nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung verarbeitet und veröffentlicht. Die Teilnahme an regulären Academy-Leistungen darf nicht davon abhängig gemacht werden, dass eine Foto- oder Videoeinwilligung erteilt wird, soweit die Aufnahme nicht für die konkrete Leistung zwingend erforderlich ist.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte Veröffentlichungen werden im zumutbaren Einflussbereich entfernt. Eine vollständige Rückholung bereits heruntergeladener, geteilter oder gedruckter Inhalte kann technisch nicht garantiert werden.

2.15 Technisch notwendige Speicherung und Cookies

Die Plattform verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitsmechanismen, damit Login, Warenkorb, Spracheinstellungen und andere ausdrücklich gewünschte Funktionen bereitgestellt werden können.

Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Technologien werden erst nach einer wirksamen Einwilligung aktiviert. Nach aktuellem Projektstand sind keine Marketing- oder Analysewerkzeuge vorgesehen. Wird dies geändert, muss diese Erklärung vor Aktivierung angepasst und eine Einwilligungsverwaltung eingerichtet werden.

2.16 Empfänger und Dienstleister

Empfänger können – soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich – insbesondere sein:

• Vercel als Hosting-Anbieter;
• Neon als Datenbank-Anbieter;
• Stripe als Zahlungsdienstleister;
• Resend als E-Mail-Dienstleister;
• technische Dienstleister im Rahmen von Wartung und Support;
• Behörden oder andere Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Verträge geschlossen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf die jeweils anwendbaren Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

2.17 Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Für die derzeit eingesetzten Verarbeitungen gelten insbesondere folgende Regelfristen:

• technische Sicherheitsprotokolle: 30 Tage; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall ausnahmsweise bis zum Abschluss der Untersuchung;
• abgelaufene Einladungs- und Resetdaten: bis zum Ablauf des jeweiligen Links und anschließend höchstens 30 Tage;
• Kontaktanfragen ohne Vertragsbezug: sechs Monate nach abschließender Bearbeitung;
• Probetraining- und Campanfragen im Betreiberpostfach: sechs Monate nach abschließender Bearbeitung;
• Accounts und operative Academy-Daten: bis zum Ende des Vertrags- oder Nutzungsverhältnisses und anschließend grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, soweit keine längeren Aufbewahrungspflichten oder offenen Ansprüche bestehen;
• nicht mehr erforderliche Scouting- und Profildaten Minderjähriger: drei Monate nach Wegfall des Zwecks;
• widerrufene Foto-/Video-Einwilligungen und Nachweis der Erklärung: entsprechend der erforderlichen Nachweisfrist;
• Buchungsbelege: regelmäßig acht Jahre;
• Handels- und Geschäftsbriefe: regelmäßig sechs Jahre;
• Unterlagen, für die andere gesetzliche Fristen gelten: für die jeweils vorgeschriebene Dauer.

Nach Ablauf der Frist werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

2.18 Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an info@itouchacademy.com gerichtet werden. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

2.19 Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den bekannten Sitz kommt insbesondere in Betracht:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz. Telefon: +49 6131 8920-0. E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de. Webseite: https://www.datenschutz.rlp.de/

2.20 Stand und Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslagen wesentlich ändern.

Version 2026-11-06.1 — Stand: 6.11.2026